Как организовать электронный документооборот с рабочими местами мастеров(прорабов) строителей или ремонтников в небольшой мобильной компании

Опубликовано RB в

Современный образ мастера на производствеКак организовать электронный документооборот с рабочими местами мастеров(прорабов) строителей или ремонтников в небольшой мобильной компании

В современном производстве без компьютера,принтера и электронной почты никуда. Если раньше компьютерами на производстве пользовались бухгалтеры,экономисты инженеры и прочие работники отделов,то сегодня пришло время среднего и младшего звена -это мастера,прорабы и рабочие. 

В больших компаниях организацией всех этих компьютерных сетей и безопасностью в них занимаются целые отделы специалистов айтишников. А что делать когда в нашей мобильной строительно ремонтной фирме работает постоянного состава 50-100 человек? Один бухгалтер,экономист,кладовщик несколько мастеров ,пару инженеров и пару руководителей (читай хозяев) Экономисты,бухгалтеры они как то сами по себе со своим программным обеспечением типа 1С бухгалтерия и сметные программы.А как быть с производственниками-мастерами и инженерами,которые ответственны за своевременное оформление технической,финансовой и прочей отчетной документации.

Мастерам приходиться не только с рабочими разговаривать,но и вплотную работать с электронными базами чертежей,технологических карт, ППР ,нарядов,табелей учета рабочего времени,различных приказов и т.д. и т.п. О документации по охране труда даже и говорить не хочется. К тому же работа наша не привязана к местности-мы как гончие псы рыщем по стране объемы,дабы заработать  себе на хлеб с маслом и фирмусвою поддерживать на плаву))

Например в настоящее время предприятие работает на пяти разных объектах,в различных отраслях, передвижных вагончиках и даже в разных погодных условиях.В головном офисе в основном руководство ,бухгалтерия и пару инженеров по документации. Проблемы в том,что коллективы на удаленных участках часто меняются( переброски по объектам и конечно же текучка кадров). Спецам головного офиса собрать своевременно информацию по персоналу и работам за текущий период весьма сложно.Сегодня наконец мы  пришли к пониманию ,что несем убытки -из -за отсутствия своевременной отчетности.

Как неправильно организовывается работа отдаленных офисов.

Для проведения работ на разных объектах мы предварительно формируем персонал, подбираем оборудование и инструмент, офисную технику(часто с нуля).Но обеспечение компьютеров различными программами было пущено на самотек.Тут уж как повезет-если найдется среди персонала умелец,то установит интернет,программы(как правило нелицензионные).Спецы производственники,не зная как открыть документ PDF  или получить срочно электронную почту, посылают всех нас подальше с нашими компьютерами,пока не находиться компьютерщик и за небольшую плату установит стандартный набор “левых” программ на местах. 

Как заставить мастеров  на отдаленных рабочих местах строительства ежедневно вести отчет для руководителей в электронном виде?

Да ,именно заставить.Когда работники живут вдали от головного предприятия(базы) они частенько расслабляются и выдумывают массу отговорок,чтобы не вести электронные журналы работ и ежедневные подробные отчеты. В первую очередь многие мастера конечно плохо разбираются в офисных программах. Они являются хорошими организаторами и грамотными исполнителями,но работа за компьютером это не их конек.

В таких случаях приходиться регулировать такое положение рублем и продуманной схемой документооборота.Когда мозг человека поймет,что электронные отчеты не менее,а даже более важны чем выполненная работа,тогда дела пойдут в гору.Как говорил мой шеф еще в прошлом веке-”Лучше не сделать да записать,чем сделать да не записать” Вся наша современная жизнь на том и построена.

В общем сегодня мы все компьютеры производственников( ИТР и ведущих рабочих) обеспечиваем единой стандартной базой программ и единым аккаунтом в ЯНДЕКСе и ГУГЛе с единым электронным адресом. Таким образом каждый участник процесса работает в общем облачном пространстве. По электронным документам можно легко отследить деятельность любого участка,найти любой созданный документ в поиске по дате и названию.

Как организовать электронный документооборот с рабочими местами мастеров(прорабов) строителей или ремонтников в небольшой мобильной компании

Перечень программ и их онлайн аналоги необходимых для работы на стройплощадке

  • Майкрософт офис-программа не бесплатная ,но существует удобная альтернатива.
  • Google Документы-облачная бесплатная программа.Отлично работает в онлайн а при установке расширения в браузере хром(тот же яндекс браузер) работает и в офлайн режиме.Необходим лишь аккаунт Google.
  • PDF редакторы -удобны для сохранения в первоначальном виде docs файлов,сканированных документов фото и картинок.Очень удобно печатать фрагменты чертежей выделяя или копируя с экрана.
  • Так же есть альтернатива Google PDF редактора. с удобным и быстрым интерфейсом (pdf2go.com)ABBYY FineReader-Программа для сканирования документов,распознавания текстов и преобразования их в различные форматы-. Альтернативы онлайн сканера пока ,что нет,есть онлайн программы распознавания текста после вашего сканера. Так ,что здесь тоже можно обойтись без затрат на приобретение программы.

Удачи Вам в вашей непростой работе!Нам будет интересно узнать  как на вашем предприятии организован электронный документооборот.