Как писать текст ППР по ремонту оборудования -Заголовки, блоки, рисунки

Проект производства работ по ремонту

(ППР) в формате DOC (Урок№3)

Продолжая тему прошлой статьи о ППР, переходим к основной части нашего творения. Сначала необходимо усвоить, что чем качественнее будет оформлен стиль документа, тем меньше претензий у заказчика, да и нам, как создателям проще в его редактировании. Начинаем с создания документа в формате doc.- (тут каждый решает сам в каком текстовом редакторе делать ППР). 

Выбираем стили написания: назначаем формат заголовков, формат абзацев, шрифтов. Ваш ППР, как я писал ранее, обязан быть понятным всем заинтересованным лицам. Весь документ должен быть свёрстан в одном стиле, с заголовками, абзацами, примечаниями, цитатами, рисунками.

Основные правила оформления ППР 

•  Для удобочитаемости, размер текстовых блоков не должен превышать 300 знаков Не пишите длинных предложений, более 15, максимум 20 слов.
• Длинные предложения сложно воспринимаются и запоминаются. 
• Не лейте «воду» в текстах-конкретика по каждому пункту. 
• Избегайте мусорных и часто повторяющихся слов. 
• Разделяйте абзацы рисунками, схемами, цитатами (пояснениями, примерами)  
• При описании технологических операций и этапов, обязательно делайте в тексте ссылки на рисунки, таблицы, схемы, приложения. 
• Не вставляйте в тексты ППР все правила по охране труда, законы, руководящие документы. Делайте ссылки и краткие выдержки из этих документов с привязкой к конкретной работе. 
• В вашем ППР должен быть перечень всех документов, правил и стандартов, применяемых при выполнении работ.  
• Проверьте статус каждого документа, так как они часто обновляются и порой противоречат друг другу.  
• Если два документа противоречат друг другу, а по статусу «действующие». Пользуйтесь последней версией документа или федеральным законом. 

К примеру, многие действующие инструкции по пожарной безопасности в разных отраслях не соответствуют федеральному закону по правилам противопожарного режима 

• Если вы правильно задали стиль документа: заголовки и подзаголовки, то содержание всего документа можно сформировать автоматически с помощью функции (ВСТАВИТЬ-ССЫЛКА-ОГЛАВЛЕНИЕ). После дальнейших корректировок текста, просто повторите операцию и оглавление так же поменяется. 
• В конце документа вставляете приложения. 
• Приложения обязательно прономеруйте и отметите заголовками, что бы они выводились в оглавлении. 
• В конце документа обязательная часть-лист ознакомления с ППР. Это должна быть таблица с полными Ф.И.О. Должностью и датой ознакомления. 
• После написания текста преобразуйте документ в формат PDF.

В последних версиях офисных программ есть такая функция:передать (или сохранить как ) в формат PDF

• Посмотрите как документ будет смотреться,если заметили ошибки,-снова к редактированию в DOC.

Не забывайте, что ППР ,после утверждения и согласования становится юридическим документом.  И при каких-то ЧС может послужить вам как защитой, так и обвинением!