Электронные или бумажные журналы?Как правильно вести текущую документацию ОТ на ремонтном предприятии,

Так всё-таки электронный или бумажный журнал?

Как я и обещала в предыдущей своей статье,  возвращаюсь к вопросу учета.

Сегодня я хочу по подробнее рассмотреть вопрос, связанный с ведением журналов.

Кто-то скажет:  Бумажный журнал – это же архаизм. Пережиток прошлого. Нужно идти в ногу со временем и вести учет именно в электронном виде.  Так намного проще и удобнее.

Лично я не соглашусь с такой постановкой вопроса.

Можно бесконечно долго рассуждать и спорить о  достоинствах и недостатках как одного вида учета, так и другого.

На самом деле не важно, в каком виде вы решили вести журнал. Самое важное и главное во всей этой истории то, что  вести как электронный, так и бумажный журнал нужно с соблюдением определенных условий.

Какие условия необходимо соблюсти?

Если журнал бумажный то:

1. Его нужно обязательно прошить
2. Скрепить печатью
3. Пронумеровать

Для чего это делается? Ответ прост – чтобы нельзя было бесследно удалить страницу или запись на странице.

Тогда снова возникает вопрос: а если человек просто ошибся, а удалить  страницу нельзя. В этом случае страница (или неправильная строка) должна быть перечеркнута и внизу страницы делается отметка: «Запись сделана ошибочно».

В организации должен быть приказ

В котором непременно необходимо определить ответственного компетентного специалиста, который должен осматривать любые  МПЗ и ТМЦ, находящиеся на складе и на основании его компетентного решения любые материалы, инструмент и прочие принятые к учету ресурсы организации отправляются:

— в ремонт

— в работу (как осмотренные и годные с актуальной биркой)

— в утиль (списываются как непригодные)

Кто угодно осматривать инструмент, приспособления, СИЗы, электрические кабели  и прочее не имеет права. Работник должен иметь большой опыт работы, группу по электробезопасности не ниже IV, пройти проверку знаний, нормативных документов в Ростехнадзоре, знать принцип работы, инструкцию,  безопасные условия и много другое. Как правило, к такой работе привлекается работник из числа ИТР. Инженер или ведущий инженер.

Ответственный по приказу  работник подтверждает, свое решение личной ПОДПИСЬЮ и несет за свое решение ответственность материальную и не только. Ответственность может наступить и административная и уголовная. От чего это зависит? Всё  зависит от того, какую травму получит работник,  если специалист халатно отнесся к осмотру инструмента или скажем страховочной привязи или стропов и вместо того, чтобы отдать неисправные инструменты и приспособления в ремонт или на списание отдал их в работу.  Легкая травма – административная ответственность. Тяжелая, так же как и средней тяжести – уголовная. По какой статье инженер пойдет под суд? В подобных случаях возбуждается уголовное дело по статье: халатность или причинение вреда жизни и  здоровью по неосторожности, непреднамеренное убийство.

Как вы сами понимаете в  случае травмы (смерти) работника  ответственный ИТР, если он ведет журнал в Excel, тут же удалит журнальчик и скажет, что ничего не осматривал и доказать, что он осматривал практически не возможно. Журнал удален.  Даже если его восстановят опытные хакеры – подписи нет и к тому, же этот журнал находился только на его жестком диске, следовательно, его кроме этого инженера никто не видел. Удобненько конечно же, но не для работника, который умер и у него остались несовершеннолетние дети или стал инвалидом.

Приблизительно так же неоднозначно и непонятно  обстоят дела с кражами. Хорошо если работник порядочный, ответственный и  много получает, в связи с чем, не позарится на чужое имущество, но, как известно – денег много не бывает.

Рассмотрим ситуацию: на склад пришло 200 сварочных аппаратов, ИТР  осмотрел, записал в свой журнал Excel на своем компьютере 200 сварочных аппаратов, и  под шумок во время капитального ремонта унес потихоньку или в сговоре с другим работником 2 аппарата и продал их. У себя на компьютере удалили 2 строки. И все. Опять удобненько. Замороченные руководители, которые покупают тоннами электроды, сварочные аппараты, страховочные привязи и вообще у них полно другой работы и они надеются на ответственного работника, не помнят точно 200 было аппаратов или 198…. Смотрите как интересненько. Правда ведь? Согласитесь, что такая ситуация на любо предприятии и в любой организации вполне себе возможна. Тут нет ничего из области фантастики.

Если  ваш выбор остановился на электронном журнале то:

1. Обязательно! Должна быть электронно цифровая подпись
2. Вести такой журнал непременно нужно в специальной программе, в которой просто так бесследно удалить ни одну запись или страницу из документа не возможно. Если запись сделана ошибочно, то она помечается как удаленная, при этом указывается причина удаления, но бесследно информацию удалить нельзя, она просто перемещается в другую папку.
3. Журнал должен быть обще доступен. Как минимум для всех материально ответственных и заинтересованных лиц: руководитель, кладовщик, бухгалтер, инженер по охране труда.

Подытожу

Вести журнал обязательно нужно для:

1. Грамотного планирования и как следствие отсутствия простоев и неустоек в работе предприятия (в том числе штрафов и пеней).
2. Четкого понимания остатков на складе и экономии рабочего времени (для того чтобы не трясти инструмент, спец одежду и прочие запасы и пересчитывать его, а взять журнал и посмотреть что находится на складе, что в работе, что в ремонте и что уже списали и сколько надо заказать).
3. Проведения аналитической работы с целью снижения издержек предприятия (из журнала четко видно: что, у кого и почему часто ломается. Именно благодаря четкому учету будет видно, что дешевле обходится купить 10 болгарок подешевле, которые ломаются каждый месяц или купить 1 дорогую которая прослужит больше года).
4. Для неформального, а реального осмотра тех же СИЗ , привязей страховочных и прочего инструмента ответственным сотрудником с целью снижения и предотвращения травмирования работников.
5. Минимизации издержек в связи с кражами.
6. Для плановых и внеплановых проверок как государственными, региональными и местными органами управления, так и непосредственных заказчиков  и тех же руководителей организации, которые тратят на это свои деньги. Хочу так же отметить, что в случае внезапной проверки или проверки из-за травматического случая оформить задними числами кучу журналов вот так за пару часов не получиться. Вся документация должна вестись планомерно, регулярно, согласно графика осмотра…

Бардака быть не должно.

Всё должно быть записано, принято к учету, правильным образом амортизироваться, отправляться в ремонт и в работу, списываться, правильно храниться на складе и так далее.  Любой работник когда устраивается на работу подписывает договор, где прописаны определенные условия работы заработная плата… А зачем? Зачем эти бумажки? Давайте руководитель будет требовать от вас что угодно когда угодно, платить сколько хотят и когда хотят. Почему нет? И ответственности а это у него наступать не будет и контроля. Смотрите какая красота.))))

Люди очень любят получать власть и деньги, но никто не рвется особо работать и брать на себя ответственность.

Для тех, кто так и не понял для чего нужно вести журнал как говорил Жванецкий:

В общем, с умным лучше.

С ним ты свободен и ленив.

С дураком ты всегда занят.

Ты трудишься в поте лица

Он тебе возражает и возражает ИБО ОН УВЕРЕН.

Дураки придумали вести учет, оформлять журналы, наряды. Дураки заморочились на правила и инструкции.

Умному не до пустяков. У него все проще пришёл работать – работай.

В наше неспокойное время желаю работникам — РАБОТЫ! Руководителям желаю ответственных, адекватных сотрудников.   Ну и абсолютно всем на свете я желаю СЧАСТЬЯ!